Atau bagaimana setidaknya cara untuk mengurangi meeting:
- Pastikan peserta meeting untuk membaca materi sebelum meeting. Biasanya meeting, sebelum mulai diskusi ada pemaparan terlebih dahulu. Men-share materi pemaparan terlebih dahulu kepada peserta meeting, bisa memangkas pemaparan dalam meeting. Selain itu peserta meeting bisa lebih matang dalam dan diskusi bisa lebih dalam. Tapi kalau itupun peserta meetingnya mau baca, harus dibudayakan.
- Dokumentasi meeting sebelumnya. Meeting itu suka melenceng, membahas suatu topik yang sudah pernah dibahas. Pastikan result dari meeting sebelumnya itu terdokumentasi, supaya meeting tidak ngalur ngidul ke pembahasan yang harusnya sudah clear.
- Dokumentasi pekerjaan. Meeting selain diskusi, gak jarang isinya cuma reporting. Reporting sebenarnya tidak perlu meeting. Disiasati dengan system untuk men-track kerjaan setiap individu anak buah, banyak udah apps yang memfokuskan tentang hal ini. Pake excel aja bisa kalau memang mau. Individu diwajibkan untuk mengupdate list pekerjaan tersebut setiap melakukan dan selesai pekerjaan dengan men-attach hasil dari kerjaan ybs. Dengan itu reporting tidak perlu dilakukan, salah satu alasan meeting bisa dieliminasi. Para bos bisa langsung liat dari sana. Tapi biasanya bosnya males baca.
- Sepakat untuk mengurangi meeting Jika tim sudah sepakat untuk mengurangi meeting, biasanya secara tidak sadar kita kerja jadi lebih efisien .Kita berusaha mengerjakan semua sendiri dengan bantuan dokumentasi / resource yang ada. Selain itu, kita juga akan jadi mikir “Gimana si Xavier bisa ngerti kerjaanku, tanpa perlu diajak meeting”, dan membuat solusinya.
- Tolak Meeting itu diskusi, selain report mostly diskusi. Apabila ada yang ingin mengajak meeting, jangan langsung diiyakan. Pikirkan apakah meeting tersebut harus?, apakah meeting bisa tetap jalan tanpa kita? kalau iya apa yang harus kita lakukan? buat dokumentasi yg dibutuhkan? Apakah bisa via chat atau via email aja? Selalu cari alasan meeting itu ada dan simpulkan apakah itu harus dilakukan.